Strona główna » O Instytucie » Ogłoszenia » Oferty pracy » Pracownik sekretariatu

Pracownik sekretariatu


 

OFERTA PRACY

Instytut Elektrotechniki poszukuje osoby do pracy w sekretariacie

 

Zakres obowiązków na stanowisku:

- obsługa korespondencji:

·         przyjmowanie korespondencji przychodzącej, rejestracja, rozdzielanie

·         rejestracja korespondencji wychodzącej, adresowanie, przygotowanie do wysyłki, nadawanie w urzędzie pocztowym

- zamawianie przesyłek kurierskich,

- obsługa połączeń telefonicznych/ przełączanie rozmów,

- obsługa poczty elektronicznej w zakresie komunikacji sekretariatu z pracownikami oraz odpowiednimi działami w IEL Warszawa,

- obsługa zleceń i umów o realizację usług: rejestrowanie, opisywanie, skanowanie, wysyłka w wersji elektronicznej do właściwego działu w IEL Warszawa,

- obsługa wniosków zakupowych: rejestrowanie, opisywanie, skanowanie, wysyłka w wersji elektronicznej do właściwego działu w IEL Warszawa,

- obsługa faktur zakupowych: rejestrowanie, opisywanie, skanowanie, wysyłka w wersji elektronicznej do właściwego działu w IEL Warszawa,

- obsługa godzinowych kart pracy: rejestrowanie, opisywanie, skanowanie, wysyłka w wersji elektronicznej do właściwego działu w IEL Warszawa,

- obsługa wniosków urlopowych oraz zwolnień lekarskich oraz innych dokumentów związanych z obsługą kadr: rejestrowanie, opisywanie, skanowanie, wysyłka w wersji elektronicznej do właściwego działu w IEL Warszawa,

- nadzór nad listami obecności pracowników, opisywanie, skanowanie, wysyłka w wersji elektronicznej do właściwego działu w IEL Warszawa,

- obsługa dokumentów delegacji: rejestrowanie, opisywanie, skanowanie, wysyłka w wersji elektronicznej do właściwego działu w IEL Warszawa,

- redagowanie dokumentów, pism, umów, zarządzeń,

- przygotowanie dokumentów do podpisów,

- organizowanie wysyłki dokumentów w wersji papierowej do IEL Warszawa,

- nadzór nad archiwum IEL OW,

- nadzór nad biblioteką i zbiorem norm IEL OW – składanie zamówień, rejestracja, wypożyczanie,

- wprowadzanie danych o dorobku pracowniczym do systemów Polon oraz PBN,

- organizacja zakupów materiałów biurowych oraz środków czystości, wydawanie materiałów pracownikom,

- zakup i wydawanie znaczków pocztowych oraz biletów MPK,

- prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją prac statutowych,

- nadzór nad dokumentami i działaniami związanymi z funkcjonowaniem infrastruktury:

·         budynków

·         instalacji elektrycznej,

·         instalacji gazowej,

·         instalacji CO,

·         instalacji kominowej,

·         instalacji telefonicznej,

·         instalacji wod-kan,

·         wind,

·         dostawy usługi dostępu do Internetu,

·         wywozu śmieci,

·         wywozu odpadów (prowadzenie odpowiedniej dokumentacji),

o   zamawianie i rozliczanie przeglądów,

o   utrzymanie ciągłości ubezpieczenia,

o   utrzymanie ciągłości dostaw (umów), opłat i podatków.

- nadzór nad dokumentami i czynnościami związanymi z obsługą pojazdu służbowego (przeglądy, ubezpieczenie, naprawy, czynności konserwacyjne),

- nadzór nad zapewnieniem wystroju budynku (wywieszanie flag),

- przygotowanie gabinetu/ sali konferencyjnej do seminariów/spotkań, w tym przygotowanie napojów dla gości.

Mile widziana dobra znajomość języka obcego (angielski ew. niemiecki).

Oferty prosimy składać na adres: ielow@iel.wroc.pl

Termin składania ofert: 20.10.2017

 

 

Ten serwis używa Cookies i podobnych technologii.
Brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza zgodę na zapisywanie tych plików w pamięci urządzenia.
© Copyright 2006 IEL/OW
Produkcja (2006) Impact Media.